Informativa sulla Privacy — Natan system by Florence EGI

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è Florence EGI S.r.l., con sede legale in Italia. Per qualsiasi richiesta relativa alla privacy è possibile contattarci all'indirizzo email: privacy@florenceegi.com

2. Dati personali trattati

Nell'ambito dell'utilizzo del servizio Natan trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

Dati di identificazione: nome, cognome, indirizzo email
Dati di accesso: credenziali di autenticazione (password memorizzata in forma cifrata)
Dati di utilizzo: query inviate al sistema AI, conversazioni con l'assistente Natan
Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di browser, log di sistema
Dati organizzativi: ente di appartenenza (Comune, PA), ruolo nell'organizzazione

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

a) Erogazione del servizio

Il trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto di servizio. Include l'autenticazione, la gestione delle conversazioni AI, l'accesso ai documenti del tuo ente.

b) Intelligenza Artificiale

Il sistema Natan utilizza tecnologie AI (Large Language Models e RAG — Retrieval Augmented Generation) per elaborare le tue richieste. Le query vengono elaborate da modelli AI di terze parti (Anthropic Claude, OpenAI) nel rispetto delle loro policy sulla privacy.

c) Sicurezza e audit

Conserviamo log di sistema per garantire la sicurezza del servizio e rispettare gli obblighi di legge applicabili alle Pubbliche Amministrazioni.

d) Consenso (facoltativo)

Con il tuo consenso esplicito, possiamo trattare dati per analisi statistiche aggregate, personalizzazione del servizio e comunicazioni informative sugli aggiornamenti.

4. Periodo di conservazione

I dati vengono conservati per il tempo necessario all'erogazione del servizio e agli obblighi di legge:

Dati dell'account: per tutta la durata del contratto + 5 anni
Log di sistema: 12 mesi
Conversazioni AI: 24 mesi salvo richiesta di cancellazione anticipata
Consensi GDPR: 10 anni (obbligo legale, registro immutabile)

5. Destinatari dei dati

I tuoi dati possono essere condivisi con:

Anthropic PBC — modello AI Claude (elaborazione query)
OpenAI LLC — embeddings per ricerca semantica
Amazon Web Services — hosting infrastruttura cloud (EU-North-1 Stoccolma)
Fornitori tecnici designati come Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR

Nessun dato viene venduto a terzi per scopi commerciali.

6. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR (Reg. UE 2016/679) hai diritto di:

Accesso — ottenere copia dei tuoi dati personali
Rettifica — correggere dati inesatti
Cancellazione — richiedere l'eliminazione dei dati ("diritto all'oblio")
Portabilità — ricevere i dati in formato strutturato
Opposizione — opporti al trattamento per motivi legittimi
Revoca del consenso — per i trattamenti basati su consenso
Reclamo — al Garante per la protezione dei dati personali (gpdp.it)

Per esercitare i tuoi diritti: privacy@florenceegi.com

7. Cookie e tecnologie analoghe

Il servizio utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento (sessione autenticata, preferenze di sistema). Cookie analitici e di personalizzazione sono attivati solo con il tuo esplicito consenso, gestibile tramite il banner cookie presente nella piattaforma.

8. Aggiornamenti alla presente informativa

Florence EGI si riserva il diritto di aggiornare questa informativa. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati saranno notificati via email e sarà richiesta una nuova accettazione.